آموزش جامع ثبت های حسابداری تولیدی

حسابداری در واحدهای تولیدی برای بسیاری از مدیران و حسابداران به یک چالش دائمی تبدیل شده است؛ به ‌طوریکه با وجود ثبت ‌های روزانه، در پایان دوره مالی تصویر دقیقی از بهای تمام‌ شده، سود واقعی و موجودی انبار در دسترس نیست.

بررسی ‌ها در واحد های تولیدی نشان می‌دهد حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد اختلافات مالی پایان دوره ناشی از ثبت ‌های نادرست یا غیر‌استاندارد مواد، دستمزد و سربار تولید است؛ اختلافاتی که معمولاً دیر شناسایی و اصلاح آن ‌ها هزینه ‌بر میگردد.در چنین شرایطی، حتی یک خطای کوچک در ثبت هزینه ‌ها می‌تواند محاسبات بهای تمام‌ شده را غیرواقعی کند.نکته‌ای که بسیاری از واحد های تولیدی از آن غافل‌اند این است که مشکل اصلی، صرفاً کمبود اطلاعات یا حجم بالای ثبت ‌ها نیست؛ بلکه نداشتن منطق درست در ثبت رویدادهای تولید و استفاده از ابزار نامتناسب با ماهیت تولید است.به همین دلیل، شناخت اصول ثبت ‌های حسابداری تولیدی و رعایت منطق ثبت رویدادهای مالی تولید و استفاده از نرم افزار حسابداری تولیدی نقش مهمی در شفافیت مالی واحدهای تولیدی دارد.

ثبت‌ های حسابداری تولیدی به ثبت رویدادهای مالی مرتبط با فرآیند تولید گفته می‌شود؛ رویدادهایی که از تأمین و مصرف مواد اولیه آغاز شده و تا تبدیل آن‌ ها به کالای ساخته ‌شده ادامه دارد. برخلاف حسابداری بازرگانی و خدماتی، تمرکز این ثبت ‌ها بر محاسبه بهای تمام ‌شده تولید و کنترل هزینه‌ های مرتبط با تولید است.

قالیشویی و مبل‌شویی فرشته؛ تمیزی حرفه‌ای فرش و مبل با کیفیتی بی‌نظیر در تهران

در واحد های تولیدی، مهم‌ ترین ثبت‌ های حسابداری شامل موارد زیر است:

· ثبت خرید مواد اولیه

· ثبت مصرف مواد اولیه در فرآیند تولید

· ثبت دستمزد مستقیم کارکنان تولید

· ثبت سربار تولید و تخصیص آن

· ثبت کالای در جریان ساخت

· ثبت انتقال کالای ساخته‌ شده

· ثبت فروش محصول و بهای تمام‌ شده فروش

در ادامه، هر یک از این ثبت‌ های حسابداری تولیدی را بررسی خواهیم کرد تا نقش آن ‌ها در محاسبه بهای تمام ‌شده و مدیریت مالی واحد های تولیدی روشن ‌تر گردد.

در واحد های تولیدی، ثبت ‌های حسابداری را می‌توان بر اساس نوع هزینه و مرحله‌ای که در فرآیند تولید پوشش می‌دهند، طبقه ‌بندی کرد.

خرید مواد اولیه در زمان تأمین، به‌عنوان موجودی انبار ثبت می‌شود و هنوز اثری بر بهای تمام ‌شده محصول ندارد. تفکیک صحیح این اقلام، نقش مهمی در کنترل موجودی دارد.

با شروع تولید، مواد اولیه از انبار خارج و هزینه آن به حساب کالای در جریان ساخت منتقل می‌شود. دقت در این ثبت، مستقیماً بر بهای تمام ‌شده محصول اثر می‌گذارد.

ثبت دستمزد مستقیم کارکنان تولید در نرم افزار حسابداری خدماتی یا تولیدی به این صورت انجام می‌شود که دستمزد کارکنان درگیر تولید، به عنوان دستمزد مستقیم ثبت و به کالای در جریان ساخت منتقل می‌شود. تفکیک آن از دستمزد غیرمستقیم برای تحلیل هزینه ها ضروری است.

هزینه‌ های غیرمستقیم تولید مانند استهلاک و انرژی در حساب سربار تجمیع و سپس بر اساس مبنای منطقی به کالای در جریان ساخت تخصیص داده می‌شود.

پس از تکمیل تولید، هزینه ‌های انباشته ‌شده از کالای در جریان ساخت به حساب کالای ساخته ‌شده منتقل می‌شود و محصول آماده فروش یا نگهداری در انبار خواهد بود.

در زمان فروش، هم ‌زمان با ثبت درآمد، بهای تمام‌ شده کالای فروش‌ رفته نیز شناسایی می‌شود که تأثیر مستقیم بر سود و زیان دارد.

در پایان دوره مالی، ثبت‌ های اصلاحی مانند تعدیل موجودی‌ ها، سربار و ضایعات انجام می‌شود تا اطلاعات مالی با واقعیت تولید منطبق شود.

برای ثبت اصولی رویدادهای مالی در واحد های تولیدی، علاوه بر شناخت انواع ثبت ‌ها ، رعایت ترتیب اجرایی ثبت‌ ها متناسب با جریان واقعی تولید نیز اهمیت دارد. مراحل انجام ثبت ‌های حسابداری تولیدی، به فرآیند هدایت هزینه ‌ها از مرحله تأمین مواد اولیه تا شناسایی بهای تمام ‌شده فروش اشاره دارد.

در گام نخست، هزینه ‌هایی که مستقیماً به فرآیند تولید مربوط هستند از هزینه‌ های اداری، فروش و عمومی تفکیک می‌شوند. این مرحله پایه محاسبه بهای تمام‌ شده است و مانع از ورود هزینه‌ های غیرمرتبط به حساب ‌های تولید می‌شود.

در این مرحله، هزینه ‌های مواد مصرفی، دستمزد مستقیم و سربار تولید، به‌ صورت تجمیعی در حساب ‌های مرتبط با تولید شناسایی می‌شوند تا امکان کنترل و پیگیری آن ‌ها در طول دوره فراهم باشد.

با پیشرفت عملیات تولید، هزینه‌ های تجمیع ‌شده به‌تناسب میزان تولید به حساب کالای در جریان ساخت منتقل می‌شوند. این مرحله باعث می‌شود هزینه ‌ها با واقعیت عملیات تولید هم ‌راستا باشند، نه صرفاً بر اساس زمان ثبت اسناد.

پس از شناسایی هزینه‌ های غیرمستقیم، سربار تولید بر اساس مبنای متناسب با شرایط واقعی واحد تولیدی، مانند ساعات کار یا ماشین‌آلات، به محصولات در حال تولید تخصیص داده می‌شود. انتخاب مبنای صحیح، نقش مهمی در واقعی بودن بهای تمام‌ شده دارد.

با تکمیل فرآیند تولید، مجموع هزینه ‌های انباشته ‌شده به حساب کالای ساخته‌ شده منتقل می‌شود. این مرحله نقطه‌ای است که بهای تمام ‌شده محصول قابلیت گزارش ‌دهی و تحلیل مدیریتی پیدا می‌کند.

در زمان فروش، بهای تمام ‌شده کالای فروش‌ رفته بر اساس اطلاعات ثبت ‌شده در مراحل قبل شناسایی می‌شود. صحت این مرحله وابسته به اجرای درست تمام مراحل قبلی است و مستقیماً بر سود و زیان واحد تولیدی اثر می‌گذارد.

تفاوت اصلی ثبت‌ های حسابداری تولیدی با حسابداری خدماتی و بازرگانی، در ماهیت فعالیت و نوع هزینه‌ هایی است که در هر یک ثبت می‌شود؛ که تفاوت حسابداری خدماتی، بازرگانی و تولیدی دقیقاً در همین نقطه شکل می‌گیرد.

در حسابداری خدماتی

ثبت‌ ها بیشتر مربوط به درآمد حاصل از ارائه خدمات و هزینه ‌های جاری مانند حقوق، اجاره و هزینه ‌های اداری است و معمولاً موجودی کالا یا کالای در جریان ساخت در آن دیده نمی‌شود.

در حسابداری بازرگانی

ثبت‌ ها حول محور خرید و فروش کالا می‌چرخد و بهای تمام ‌شده کالا عمدتاً شامل قیمت خرید و هزینه‌ های مرتبط با آن است.

اما در حسابداری تولیدی

در حسابداری تولیدی، علاوه بر خرید مواد اولیه، ثبت ‌های جداگانه‌ای برای مصرف مواد، دستمزد مستقیم و سربار تولید انجام می‌شود و با وجود حساب‌ هایی مانند کالای در جریان ساخت و کالای ساخته‌شده، تمرکز ثبت‌ ها بر فرآیند تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی و محاسبه بهای تمام‌ شده قرار می‌گیرد؛ موضوعی که ساختار ثبت ‌ها را نسبت به سایر انواع حسابداری پیچیده‌تر و در عین حال دقیق‌تر می‌کند.

این تفاوت ‌ها نشان می‌دهد به‌کارگیری الگوی ثبت حسابداری خدماتی یا بازرگانی در واحد های تولیدی، منجر به ارائه اطلاعات مالی دقیق و قابل اتکا برای مدیریت و تصمیم‌گیری نخواهد شد.

بخش زیادی از خطاهای حسابداری در واحد های تولیدی به دلیل اجرای نادرست و جزئیات مغفول‌ مانده در ثبت ‌ها اتفاق می‌افتد. این اشتباهات معمولاً در نگاه اول دیده نمی‌شوند، اما اثر قابل‌توجهی بر گزارش ‌های مالی دارند.

وقتی ثبت مصرف مواد، دستمزد یا هزینه‌ های تولید با فاصله زمانی انجام می‌شود، اطلاعات حسابداری از واقعیت عملیات تولید عقب می‌ماند و امکان کنترل به ‌موقع هزینه ‌ها از بین می‌رود.

عدم تفکیک هزینه ‌های ثابت و متغیر در ثبت‌ ها، تحلیل نقطه سر‌ به ‌سر و تصمیم‌ گیری درباره حجم تولید را با خطا مواجه می‌کند.

در بسیاری از واحد های تولیدی، ضایعات عادی و غیرعادی به‌ درستی ثبت نمی‌شود. این موضوع باعث می‌شود بهای تمام ‌شده واقعی محصول به‌درستی مشخص نشود.

حتی اگر سربار به ‌درستی ثبت شود، انتخاب مبنای نادرست برای تخصیص آن (مثلاً فقط ساعات کار بدون توجه به ماشین‌آلات) می‌تواند نتایج مالی را منحرف کند.

ثبت هزینه ‌ها بدون در نظر گرفتن ظرفیت عملی تولید، باعث می‌شود هزینه ‌های بلا استفاده در بهای تمام ‌شده محصولات جذب شود.

وقتی داده‌ های واحد تولید (گزارش تولید، مصرف مواد، توقف خطوط) با ثبت ‌های حسابداری تطبیق داده نمی‌شود، اختلافات پنهان در پایان دوره خود را نشان می‌دهد.

با پیچیده ‌تر شدن فرآیند های تولید، ثبت ‌های دستی یا غیرسیستمی ریسک خطا و ناهماهنگی اطلاعات را افزایش می‌دهد. در این شرایط، نرم ‌افزارهای حسابداری با یکپارچه ‌سازی اطلاعات انبار، تولید و حسابداری، ثبت‌ ها را بر اساس داده‌ های واقعی و بدون تکرار انجام می‌دهند.

این نرم‌ افزارها امکان کنترل لحظه‌ای بهای تمام ‌شده، بررسی وضعیت کالای در جریان ساخت و تحلیل سودآوری محصولات را فراهم می‌کنند و نقش مهمی در تصمیم ‌گیری به‌ موقع مدیران دارند. در همین راستا، نرم ‌افزار حسابداری چرتکه با پوشش یکپارچه فرآیندهای انبار، تولید و حسابداری، این نیازها را در واحدهای تولیدی برطرف کرده و به استاندارد سازی ثبت ‌ها و افزایش دقت گزارش‌ های مالی و مدیریتی کمک می‌کند.

انتخاب نرم‌ افزار حسابداری برای واحد های تولیدی، صرفاً انتخاب یک ابزار ثبت سند نیست. نرم ‌افزار مناسب باید بتواند فرآیند های تولید را به‌ درستی در ساختار حسابداری منعکس کند و از بروز خطا در ثبت‌ های مالی جلوگیری کند.

نرم ‌افزار مناسب باید ارتباط مستقیمی میان خرید مواد اولیه، مصرف مواد، تولید و ثبت ‌های حسابداری برقرار کند تا اطلاعات بدون دوباره‌کاری و مغایرت در سیستم ثبت شود.

پشتیبانی از حساب کالای در جریان ساخت و انتقال مرحله‌ ای هزینه ‌ها، یکی از ضروری ‌ترین ویژگی ‌ها در ثبت ‌های حسابداری تولیدی است؛ موضوعی که در بسیاری از نرم‌ افزارهای عمومی نادیده گرفته می‌شود.

نرم ‌افزار باید امکان ثبت و گزارش ‌گیری جداگانه از مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار تولید را فراهم کند تا بهای تمام‌ شده محصولات به ‌صورت شفاف محاسبه شود.

امکان تعریف مبنای تسهیم سربار بر اساس شرایط واقعی تولید (مانند ساعات کار یا ماشین‌آلات) از ویژگی ‌های مهم یک نرم ‌افزار حرفه ‌ای تولیدی است.

نرم ‌افزار مناسب باید گزارش ‌هایی فراتر از تراز و سود و زیان ارائه دهد؛ گزارش‌ هایی مانند بهای تمام ‌شده هر محصول، وضعیت کالای در جریان ساخت و مقایسه هزینه‌ های واقعی با برنامه‌ ریزی‌شده.

وجود ساختارهای از پیش تعریف ‌شده برای ثبت اسناد حسابداری، باعث می‌شود ثبت‌ ها یکنواخت، قابل پیگیری و مستقل از دانش فردی کاربران انجام شود.

در واحد های تولیدی ثبت ‌های حسابداری زمانی مبنای تحلیل‌ های مالی قابل اتکا قرار می‌گیرند که با جریان واقعی تولید هم ‌راستا باشند و هزینه‌ ها از ورود مواد اولیه تا تبدیل به محصول نهایی، به‌صورت مرحله ‌به‌ مرحله قابل ردیابی ثبت شوند.دقت در ثبت صحیح مصرف مواد، دستمزد و سربار، نقش مستقیمی در محاسبه بهای تمام ‌شده و تصمیم‌ گیری ‌های مدیریتی دارد.

همچنین در سال ‌های اخیر بسیاری از واحد های تولیدی به استفاده از نرم ‌افزارهای حسابداری تخصصی روی آورده‌اند؛ نرم ‌افزارهایی که علاوه بر ثبت اسناد مالی، امکان مدیریت فرآیند تولید، کنترل مواد اولیه، محاسبه بهای تمام ‌شده و ارائه گزارش ‌های تحلیلی را به ‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند. چرتکه به‌ عنوان یکی از نرم ‌افزارهای فعال در این حوزه، با پشتیبانی از سفارش ساخت، فرمول تولید (BOM)، ثبت خودکار اسناد تولید، تفکیک مواد، دستمزد و سربار و ارائه گزارش ‌های سود و هزینه هر محصول، به واحد های تولیدی کمک می‌کند ثبت ‌های حسابداری خود را منسجم‌ تر کرده و شفافیت اطلاعات مالی را افزایش دهند.

قالیشویی فرشته شعبه پاسداران

تلفن 22147704